Purchase Order (PO): Dokumen Pesanan Resmi dari Pembeli Luar Negeri

Di publish pada 04-09-2025 17:26:47

Dalam perdagangan internasional, dokumen menjadi aspek penting yang harus dipahami oleh pelaku UMKM yang ingin menembus pasar ekspor. Salah satu dokumen yang sering digunakan adalah Purchase Order (PO). Dokumen ini berfungsi sebagai dasar terjadinya transaksi antara pembeli (buyer) di luar negeri dengan penjual (seller/eksportir) di Indonesia.

Apa Itu Purchase Order (PO)?

Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi dari pembeli kepada penjual yang berisi permintaan pembelian produk atau jasa dalam jumlah, harga, dan syarat tertentu. Dengan adanya PO, pembeli menyatakan secara tertulis niat untuk membeli produk sesuai kesepakatan.

PO biasanya memuat informasi penting seperti:

Identitas pembeli dan penjual.
Nomor dan tanggal PO.
Deskripsi produk (nama barang, spesifikasi, kode barang).
Jumlah barang yang dipesan.
Harga per unit dan total harga.
Syarat pengiriman (Incoterms).
Metode pembayaran (misalnya transfer bank, LC, atau lainnya).
Jadwal pengiriman.

Mengapa PO Penting?

Bagi UMKM yang ingin ekspor, PO memiliki beberapa fungsi penting, yaitu:

Bukti resmi pemesanan. PO memastikan bahwa pesanan tercatat secara sah, sehingga meminimalkan risiko kesalahpahaman.
Dasar penyusunan dokumen ekspor. Informasi dalam PO akan digunakan untuk membuat Sales Contract, Invoice, dan Packing List.
Kepastian jumlah dan harga. Penjual memiliki pegangan terkait berapa banyak produk yang harus diproduksi/dikirim serta harga yang sudah disepakati.
Mempermudah administrasi dan audit. PO menjadi arsip penting baik bagi pembeli maupun penjual untuk keperluan pencatatan transaksi.

Contoh Format Purchase Order

Berikut gambaran sederhana format Purchase Order yang umum digunakan dalam perdagangan internasional:

PURCHASE ORDER

No: PO/2025/001
Date: 3 September 2025

Buyer:
ABC Trading Ltd.
123 Queen Street, London, UK

Seller:
UMKM Kopi Aceh
Jl. Merdeka No. 10, Banda Aceh, Indonesia

Order Details:

No	Product Name	Specification	Quantity	Unit Price (USD)	Total (USD)
1	Arabica Coffee Beans	Grade 1, 1 kg/bag	500 bags	8	4,000
2	Robusta Coffee Beans	Grade 2, 1 kg/bag	300 bags	6	1,800

Total Amount: USD 5,800

Terms & Conditions:

Delivery Term (Incoterms): FOB Belawan, Indonesia
Payment Method: Telegraphic Transfer (T/T) 50% advance, 50% after shipment
Shipment Date: No later than 15 October 2025

Authorized Signature (Buyer):

Dengan memahami dokumen Purchase Order (PO), UMKM dapat lebih siap menghadapi transaksi ekspor secara profesional. PO bukan sekadar formalitas, tetapi juga landasan penting dalam menjalin hubungan bisnis internasional yang terpercaya.